Ett medlemssystem som också administrerar konferenser och seminarier för EACTS, en ledande europeisk förening för kirurger
Om kunden
EACTS (The European Association for Cardiothoracic Surgery), grundades 1986 som en organisation för hjärt och toraxkirurgi. Medlemmarna finns i hela världen och består av kirurger, It has members all across the globe including surgeons, perfusionister och relaterade yrken.
Målet för EACTS är att förbättra utbildningen inom detta specialiserade fält samt att stödja forskning i relaterad fysiologi, The mission of the association is to advance education in its highly specialised field, also to promote research into the related physiology, patologi och terapi, med syfte att sammanfatta och sprida resultatet för allmän nytta.
EACTS har en utbildningsorganisation som erbjuder högkvalitativa utbildningsprogram på olika nivåer av erfarna kirurger. EACTS publicerar också tre tidskrifter och har utvecklat ett kvalitetsförbättringsprogram för att underlätta fortsatt yrkesutbildning.
Projektöversikt
EACTS organiserar årligen världens största konferens för hjärt och toraxkirurgi där kirurger, perfutionister och andra närliggande yrkeskategorier träffas för att dela vetenskaplig forskning och utveckling inom området. Organisationen organiserar också ett antal mindre möten och seminarier/utbildningar under året. Även de som inte är medlemmar kan delta.
För att organisera detta använde EACTS tidigare standardiserade möteshanteringssystem. Det system man då använde var svårt att använda och anställda, medlemmar och deltagare upplevde att det var svårt att använda. Kundanpassningar för EACTS var svåra att implementera och licens och omkostnaderna var höga.
Dessa utmaningar tillsammas med ett växande motstånd från ledande sponsorerna att stödja konferenser och möten, huvudsakligen beroende på strängare regler från EFPIA gjorde att EACTS bestämde sig för att analysera, designa och utveckla ett kundanpassat system som mötte alla deras behov.
Vad ingår i systemet?
Gislen Software har samarbetat med EACTS för att ta fram systemkrav, designa, utveckla och lansera ett nytt systemet som verkligen möter EACTS speciella behov. Detta skedde genom genomgång av det existerande systemet och diskussion kring vad som egentligen behövdes. Detta skedde i ett antal iterationer. För att få en bra användarupplevelse så gjorde man en prototyp. Över ett antal sprints skapades det nya systemet med ett mycket stort antal funktioner, som tex:
- Medlemssystem
Organisationens medlemmar kan skapas och ges medlemstyper och rättigheter och kan kopplas till olika avgiftskategorier. Medlemmar kan hantera olika aspekter av sitt medlemsskap, betala medlemsavgift genom ett antal betalsätt och hålla sig uppdaterade med möten och konferenser. Varje medlem kan hantera sin medlemsprofil genom en funktion som är integrerad i EACTS webbsajt. - Konferenser och andra seminarier och utbildningar
Organisationen kan schemalägga och publicera olika konferenser och seminarier. Medlemmar och icke-medlemmar kan bjudas in för att se dessa och uppmuntras att registrera för dem. - Registrering
Medlemmar såväl som icke-medlemmar kan registrera och betala avgifterna för olika möten (beroende på sin medlemskategori) genom olika betalmekanismer. En gruppledare kan registrera hela grupper genom en gruppregistreringsfunktion. Organisationen kan också registrera medlemmar och icke-medlemmar till sina konferenser och möten. Utställare kan också registrera sig för konferenser och seminarier. - Avgiftsstruktur och skatter
Avgiftsstrukturen och avgifter kan baseras på medlemskategori. De som är tidiga kan få rabatter. Avgifter kan också ta hänsyn till olika skattesatser i olika länder baserat både på personens hemvist och var mötet hålls. Betald registreringsavgifter kan också läggas över till en annan deltagare om den ursprungliga personen inte kan delta. Deltagare kan också skriva ut fakturor mm. - Dashboard
Olika användare får en översikt på systemet med hjälp av ett kundanpassat dashboard. - Avancerade sökningar
Systemets administratörer kan definiera sökkriteria. Adminstratören kan välja olika parametrar för att förfina resultatet. Användare kan också utföra avancerade sökningar och exportera sökresultatet. - Skriva ut deltagarbrickor
Brickor kan skrivas ut för deltagare baserat på en QR-kod som finns i inbjudningsmailet. Vår programvara kan köras i kiosker med scanner och skrivare och har med 20-talet kiosker hanterat tusentals personer på några få timmar. - Accesskontroll
Vi har utvecklat en app som kan användas för att checka om en deltagare får lov att gå in. Systemet stöder olika track, samt utlämning och återlämning av 3D-glasögon. Systemet kan också svartlista brickor som tappats så att de inte kan användas av någon annan. - Utställarapp
Vi har utvecklat en app som utställare kan använda för att scanna information om respektive besökare, eller för deltagare om det avser seminarier. Man kan också ge kompletterande information. Utställaren kan sen ladda ned informationen från webbstajten. - Rapportering & intelligens
Systemet innehåller en avancerad rapportmodul för The system includes a comprehensive reporting module for the benefit of the Association and members. Data can be collated and reports can be presented for various business use cases.
Detta system för konferenser, mötesadministration utvecklades med en agil utvecklingsmodell av Gislen Software i Chennai. Teamet jobbade med webbutveckling i Angular, backend i Microsoft Azure och SQL Server, Apputveckling för både Apple och Android samt en avancerad lösning för en distribuerad no-SQL databas (Couchbase). Teamet bestod i genomsnitt av fem personer. Gislen Software har efter leverans stött systemet och deltagit med support under flera av EACTS konferenser i Vien, Milano och Barcelona.
Sammanfattning
Gislen Software har baserat på EACTS behov utvecklat ett medlems, konferens och möteshanteringssystemet som lanserades i juni 2017 och användes aktivt från EACTS 31a årskonferens i Vien i oktober 2017. Över 28000 användare (medlemmar och de som inte är medlemmar) flyttades från det gamla systemet. Systemet har hanterat flera konferenser med mer än 5000 deltagare.