Under de senaste åren har företag inom den indiska IT industrin haft mycket hög personalomsättning. Några av Indiens större IT-företag har till och med haft personalomsättning på över 20 % per år. Hos Gislen Software har vi under samma tid bara haft 2-5 %. Vi har till och med ganska många anställda som jobbat mer än 10 år. Några har till och med varit med i mer än 20 år. Trots att vi växt och nu passerat 70 anställda, har vi fortfarande lika låg personalomsättning. Vi har inte hittat någon magisk formel för att få låg personalomsättning, utan det handlar om hårt arbete. Vi tror att vi hittat några faktorer som förklarar varför våra duktiga anställda stannar hos oss.
Fördel att vara mindre
Vi har drygt 70 anställda så vi är inte längre något jättelitet företag. Men vi är tillräckligt små för att alla anställda skall känna varandra. Som ett relativt litet företag kan vi mycket lättare se och bekräfta varje enskild individ. Anställda upplever en större helhet eftersom de får en helhetsbild. De känner att de är viktiga. Detta i kontrast till i en större organisation, där anställda bara är en liten kugge i ett stort maskineri. Samtidigt har inte ett litet företag samma ekonomiska muskler och varumärke på arbetsmarknaden. Det kan därför vara mer utmanande att rekrytera de bästa. Det innebär därför oftast mycket arbete att rekrytera rätt anställda.
Någon berättade nyligen för mig att de stora företagen inte längre försöker hålla kvar anställda. Istället försöker de bara rekrytera duktigt folk och få det mesta av dem medan de är kvar. Vi tror detta förhållningssätt är en kortsiktig lösning. Istället tror vi att kunder uppskattar att jobba med en leverantör som har låg personalomsättning. Det ger mycket lägre långsiktiga kostnader när man slipper att hela tiden överföra kunskap till nya medarbetare. Denna kostnad är inte bara relaterat till kunskapsöverföring utan också till att kvalitén brister när kunskap försvinner eller måste återskapas.
Hygienfaktorer
Det finns många viktiga faktorer som måste finnas på plats för att kunna uppnå en låg personalomsättning:
- Att arbetsgivaren betalar marknadsmässig lön
- Att arbetsgivaren uppfattas som rättvis
- Öppenhet
- Integritet och ärlighet
- Jämlikhet
Ett företag som vill behålla sina anställda måste se till att dessa faktorer är uppfyllda. Annars blir de anställda lätt cyniska och de kommer inte att se ledningen och företaget som en bra arbetsgivare. Det finns inga kampanjer eller initiativ som kan ersätta ett bra grundarbete. Det duger inte att fejka. Låg personalomsättning är ett resultat av hårt arbete. Dessa faktorer kan också sammanfattas med att ha ett bra ledarskap och en stark kultur. Men medan de är kritiska så räcker det inte. De är mer av hygienfaktorer. Är de inte på plats spelar det ingen roll med häftig teknologi, eller känt varumärke.
Mer engagemang
Vi använder inte längre traditionella personalutvecklingssamtal. Istället ser varje chef till att ta sig tid att regelbundet prata med varje enskild anställd. Eftersom vi i huvudsak använder agil utvecklingsmetodik ger de självledande teamen själva uppmärksamhet till varje teammedlem. Den informella kommunikationen i en icke-hierarkisk organisation skapar naturliga sociala nätverk där varje person är sedd och värdesatt. Vi försöker också se till att på olika sätt ha roligt på jobbet men också utanför arbetsplatsen genom olika aktiviteter.
Mer flexibilitet
Vi förstår att anställda har olika behov och försöker förstå dem. På grund av att vi tillhandahåller 24-7 support måste några anställda jobba kvällar, nätter och helger. Unga anställda har oftast mindre emot att jobba skift, övertid eller obekväm arbetstid. Speciellt eftersom detta ger extrainkomster. Å andra sidan värdesätter de som har familj och barn flexibla arbetstider kombinerat med rätt att jobba hemifrån vid behov. Detta gäller i synnerhet kvinnor. Detta kanske förklarar varför vi har 40% kvinnliga anställda. Vi tillåter och uppmuntrar anställda att ta med barn till jobbet (det händer att papporna gör det också). Vi tror att större frihet och flexibilitet hjälper oss att ha lägre personalomsättning än våra konkurrenter.
Ständigt lärande
Nyanställda från universitetet får gå igenom en formell träningsperiod. Men i huvudsak tror vi inte att klassrumsträning eller formell träning är det bästa sättet att lära sig nya saker. Istället tror vi att lärande pågår hela tiden och huvudsakligen i det dagliga arbetet. Mycket lärande sker inom ramen för de projekt vi jobbar med. Men vi organiserar också teknologi-grupper där anställda kan lära sig nya saker utanför de projekt de jobbar med. I dessa kan de tillsammans studera och forska kring något och pröva praktiskt hur teknologin fungerar. Vi har också regelbundet seminarier där de kan visa vad de lärt sig för sina kollegor. Det är också viktigt att personalen har möjlighet att rotera och få erfarenhet av nya teknologier allt eftersom. Ett kontinuerligt lärande leder definitivt till en lägre personalomsättning.
Värdegrund gör skillnad
Vi bestämde oss ganska tidigt för att vara ett “annorlunda” företag. Det innebär inte att vi inte kan lära oss något från andra. Men det betyder att vi sysslar inte med att i första hand kopiera vad andra gör. Istället vill vi vara ledare. Därför bestämde vi oss bland annat tidigt för att vara ett så etiskt företag som möjligt. Detta har varit en resa och vi är på inget sätt färdiga. Vi kan alltid bli bättre. Men detta har i många fall lett till att våra anställda är stolta att jobba hos oss. Det har varit och är en resa som vi inte på något sätt är färdiga med. Vi kan alltid göra mer och bli bättre.
Vad vi gör för att behålla vår låga personalomsättning
Några initiativ där vi stått ut under åren som gått:
- Vårt CSR arbete där vi ger och stödjer de som inte har det så lätt. Huvudsakligen genom Little Lambs School.
- Vi bestämde oss från början att aldrig betala mutor till tjänstemän eller myndigheter. Det var jobbigt i början eftersom vi ofta fick vänta längre. Men i längden gav det snabbare hantering eftersom tjänstemännen tröttnade och gav med sig. Idag får vi sannolikt snabbare service än många som betalar mutor.
- Istället för att skaffa en dieselgenerator som de flesta andra företagen för att inte störas av strömavbrott skaffade vi solpaneler och batteribackup och är därför inte bara relativt oberoende av el från nätet, vi har också en mindre miljöpåverkan än de flesta andra företag av vår sort. Detta gjorde att vi kunde fortsätta att jobba nästan helt normalt efter den stora cyklonen som drabbade Chennai 2016. Eftersom elledningarna skadats hade vår exportzon inte någon elektricitet under en hel vecka.
- Vi vill leda genom att vara en mer hållbar och miljövänlig verksamhet. Vi har engagerat oss i att göra vår exportzon renare och grönare. Vi sköter olika trädgårdar i MEPZ.
- Vi vill inspirera vår personal och andra att leva hälsosamt. Vi har därför ett gym på jobbet, ordnar dagliga träningspass och deltar i olika maraton och andra tävlingar i Chennai. Vi har också tagit initiativ till ett årligt maraton i vår exportzon – MEPZ Run. Vi är också en av de största sponsorerna.
Att vara annorlunda!
Vi tror att dessa initiativ gör oss till en bättre arbetsplats. Genom att vara annorlunda hjälper det oss att attrahera nya medarbetare. Vi vill anställa medarbetare som tycker att det är roligt och motiverande att vara del av ett annorlunda företag. Detta gör oss stolta! Vi må vara ett litet relativt okänt företag men har gång på gång visat att vi kan stå ut från våra konkurrenter och skapa mervärde för våra kunder.
Rekrytering av rätt personal ger låg personalomsättning
Det bör vara uppenbart att låg personalomsättning i sig inte räcker för att vara ett fantastiskt företag. Det skulle vara meningslöst om vi inte klarade att rekrytera och träna rätt personal och behålla vår unika företagskultur. När vi rekryterar, letar vi efter personer som kan bli våra framtida ledare. Detta skapar vissa gränser för hur fort vi kan växa. Vi vill fortsätta att stå ut i allt vi gör och dessutom bli bättre och bättre dag för dag. En bra företagskultur är inte något man har, det är något man skapar hela tiden!
Motivationsteori
Enligt en av de senare motivationsteorierna så är det som motiverar anställda mest självständighet, ledarskap och mening (Autonomy, Mastery and Purpose. Lönen skall istället mest ses som en hygienfaktor. Om du känner dig underbetald så kanske du säger upp dig eftersom du tycker att din arbetsgivare är orättvis. Men om du uppfattar att din lön är rättvis så spelar mer lön praktiskt taget ingen roll för din motivation. Faktum är att om man betalar för mycket bonus relaterat till insats visar forskningen på en negativ effekt. Då värdesätter anställda oftast semester mer än pengar.
Sammanfattning – varför vi har låg personalomsättning
Det är en pågående resa. Vi lär oss hela tiden hur vi kan bli ett bättre företag. Vi engagerar oss i varje anställd, behandlar dem som individer och ger dem flexibilitet att utvecklas och bli bättre. De skall hela tiden lära sig nya saker och växa både professionellt och som människor. Det är också viktigt att de känner sig som en del av en organisation som vill göra skillnad. Varje anställd skall känna att de jobbar tillsammans med fantastiska medarbetare. Vi tror att vi kan bli ett bättre företag år efter år.
Under de senaste åren har vi fått tre olika utmärkelser av Dunn & Bradstreet i samarbete med Federal Bank och Times Group. Trots att vi känner att vi står ut i många avseenden, vill vi ändå ständigt bli bättre. Vi vill fortsätta att höja ribban för att nå högre och högre nivåer. Men vi vill aldrig börja kompromissa på den värdegrund vi byggt. När vi växer vill vi behålla vår fantastiska hårt arbetande personal och vara ett framgångsrikt företag.
Känner du dig inspirerad att outsourca något projekt till oss? Kontakta oss för programutvecklingsprojekt eller vår svenska partner Epical Group för integrationsprojekt.