SKF Nova är en division inom SKF Svenska AB som tillhandahåller konsult och forskningstjänster till hela SKF koncernen. 2006 utvärderade Nova diverse projektadministrativa produkter och fann att Planner Suite från Gislen Software innehöll de flesta kritiska komponenterna som SKF Nova behövde. Sedan dess har Nova samarbetat med Gislen Software för att förbättra produktens funktionalitet så att mer och mer av SKF Novas behov tillfredställts.

Bakground

SKF2

SKF Nova tillhandahåller konsulttjänster i projektform till resten av koncernen. För att administrera detta använde man fram till 2006 ett komplicerat system baserat på Excelark som samkördes, men fann att detta i längden var ohållbart. Med ett accelererande antal projekt åt olika interna och externa kunder, där i många fall kostnaden skulle delas mellan olika enheter, kunde inga enklare standardprodukter på marknaden tillhandahålla vad SKF behövde.

Utmaningar

SKF Nova behövde ett komplett system där projekt kan planeras med eller på liknande sätt som i MS Project, tid och status på varje uppgift kunna rapporteras, för att sedan först auktoriseras och sedan faktureras. Faktureringen skulle vara flexibel för att möjliggöra komplicerade prisstrukturer där timpris kan bero på generell roll inom SKF Nova, roll inom projektet eller per kund. Dessutom skulle fakturering kunna delas upp mellan olika kunder. SKF Nova ville också införa sitt eget prognossystem där konsulterna själva utöver de timmar som planerats på projekten av projektledaren, kan rapportera hur de själva tror att de kommer att vara bokade framöver. Data från de individuella prognoserna aggregeras i en helhetsbild som används vid ledningens beläggningsplanering.

SKF5Lösningen

Gislen Software utvecklade under 2002 ett projektstyrningsverktyg, Planner Suite. Detta verktyg hade redan flertalet av grundfunktionerna SKF Nova behövde. Men utöver det som redan fanns i programmet så kom man fram till att det behövdes en del tillägg. Under behovsanalysen så kom man fram till att följande funktioner skulle byggas in i lösningen:

  • En importmodul från MS Project så att projekt kan planeras samt uppdateras i Microsoft Project
  • Auktorisering av timmar före fakturering
  • Inmatning av omkostnader, som t.ex. resor, samt hantering av restid
  • Förbättrad dokumenthantering och prognosverktyg
  • Diverse ledningsrapporter samt enklare CRM funktioner
  • Faktureringsmodul med möjlighet att dela upp faktureringen mellan upp till 3 olika interna kunder
  • Sponsorhantering, där sponsorer frikopplade från kunden kan vara individer som flyttar mellan olika enheter inom SKF-koncernen
  • Diverse översiktsfunktioner där hela projektportföljen kan analyseras, personer kan flyttas mellan projekt, samt bokningsnivån maximeras
  • Förbättrat och flexiblare tillgångssystem där accessrättigheter bestäms både av grupptillhörighet och projektroll

SKF4Utvecklingsprocess

SKF Nova har över den tid vi samarbetat specificerat scenarier för dessa funktioner. Gislen Software har sedan skrivit detaljspecifikationer, där lösningarna som regel generaliserats för att kunna inkluderas i den generella produkten. Efter att SKF godkänt lösningarna har Gislen Software utvecklat dem och levererat versioner till SKF. I tillägg har Gislen Software i varje omgång lagt till egna funktioner till det generella verktyget.

Beskrivning av produkten

Planner Suite är ett komplett projektplaneringsverktyg som tillhandahåller en mycket bred funktionalitet för projektorienterade organisationer som fakturerar per timma, per person, fast pris eller andra modeller alternativt där det finns ett stort behov av att mäta hur konsulter, utvecklare eller andra anställda använder sin tid.

Planner Suite består av en klient- och en serverapplikation. Som databas används SQL Server 2005 (det går bra att använda SQL Server 2005 Express Edition). Servern kan till och med köras med bSKF3ra prestanda på Windows XP eller Vista. Produkten stöder hela värdekedjan för både konsultföretag och andra företag där man planerar uppgifter i projektplaner och behöver följa upp hur arbetet fortskrider. För konsultföretaget stöds hela värdekedjan från projektplanering i GANTT diagram, tidredovisning, godkännande av timmar, fakturering och diverse verktyg för att hantera projektportföljen, allokeringssituationen, tidsåtgång, dokument, resekostnader, prognos av framtida allokering, resursallokering. Dessutom stöds enklare CRM funktioner. Dokumenthanteringen stöder versionshantering, elektronisk signering av dokument.

Planner Suite fungerar över Internet med säker kryptering av data. En begränsad webbversion finns också som innehåller tidrapporteringen samt en del rapporter. Fler webbfunktioner är planerade.