Kulturella utmaningar vid outsourcing – hur lyckas man?

Kulturella utmaningar inom IT outsourcing är något som ofta inte förstås och därmed skapar onödiga problem. Outsourcing av IT tjänster har utvecklats till en strategisk möjlighet för företag som vill förbättra sin operativa effektivitet, använda kompetent utbildad personal där den råkar finns i världen och uppnå andra konkurrensfördelar.

Men när företag påbörjar denna gränsöverskridande resa är en av de kritiskt avgörande faktorerna att man förstår de utmaningar som skillnader i kultur skapar. Dessa är ofta en av de kritiska avgörande faktorerna som kan påverka resultatet av samarbetet negativt. I den här artikeln går vi närmare in på dessa utmaningar, ger en inblick i hur de ser ut och ger praktiska strategier för hur de kan hanteras på ett effektivt sätt, samtidigt som vi ger en positiv bild av outsourcing av programvara.

Varför välja att outsourca?

Många företag väljer att outsourca delar av sin verksamhet till externa leverantörer för att kunna fokusera på sin kärnverksamhet. Genom att outsourca delar som inte är centrala för företagets huvudverksamhet kan företaget bättre prioritera sina resurser och koncentrera sig på de delar av deras verksamhet som är unika för dem. När ett företag väljer att outsourca till ett annat företag, gör det det för att dra nytta av specialistkompetens och effektivitet som inte alltid finns internt.

När ett företag låter ett annat företag ta ansvar för mer perifert arbete, gör detta det möjligt att fokusera på sin egen kärnverksamhet och styrka och därmed lättare nå sina långsiktiga strategiska mål. Men om man inte tar höjd för de utmaningar det innebär att outsourca till ett företag där de anställda har en annan kultur är det svårt att uppnå maximal utdelning. Att outsourcing också kan ge lägre kostnader är en bonus. Medan det är en fördel att man kan skala upp och ned så kan en lägre kostnadsnivå också göra att man har råd med de fasta kostnaderna ett permanent team kostar.

Att förstå kulturella utmaningar vid outsourcing av programvara

Kulturskillnader kan visserligen vara berikande, men de kan också innebära stora utmaningar när det gäller outsourcing av IT tjänster. De kan ta sig olika uttryck, t.ex. kommunikationsproblem, tidsskillnad och skillnader i arbetskultur, mm. Dessa kan påverka dynamiken i relationen högst väsentligt. Även om det är farligt att generalisera om både västerlänningar och indier i allmänhet, kan man beskriva några vanliga utmaningar från min erfarenhet på följande sätt:

Många västerländska kunder förväntar sig tydlig kommunikation och åtaganden men de anställda inom indiska mjukvaruföretag har ofta svårt att kommunicera. Detta kan bero på att de inte förstår eller behöver mer tid, men när ingen av parterna förstår att detta är problem man behöver ta höjd för skapar det problem. Vissa västerländska kunder under-kommunicerar dessutom problem och utmaningar tidigt i relationen, vilket innebär att de indiska utvecklarna inte förstår behovet av att förbättra sig inom dessa områden.

Hinder för kommunikation

Effektiv kommunikation är ryggraden i framgångsrik outsourcing av IT tjänster. Språkskillnader kan leda till feltolkningar, medan icke-verbala signaler, som ofta är kulturspecifika, kan göra virtuella interaktioner ännu mer komplicerade.

Skillnader i tidszoner

Den geografiska spridning som outsourcing innebär medför utmaningar med tidszoner. Schemaläggningskonflikter och hinder för samarbete i realtid kan störa projektets tidslinjer om de inte hanteras på rätt sätt.

Skillnader i arbetskultur

Olika arbetskulturer kan leda till olika förväntningar på arbetsmoral, arbetsmetoder och beslutsprocesser. Dessutom varierar nationella och allmänna helgdagar mellan olika länder, vilket kräver noggrann planering för att säkerställa kontinuitet.

Förklaringar till kulturella skillnader

Människor från olika delar av världen har i stort exakt samma grundläggande behov. Dock har olika miljöer och sammanhang skapat olika sätt vi löser vanliga mänskliga problem samt skapat olika sätt att kommunicera och leva. Många forskare till exempel Edward Hall och Geert Hofstede har studerat detta. Man har definierat några så kallade kulturella dimensioner, som maktdistans, individualism/kollektivism, osäkerhetsundvikande och hög/låg kontext.

Dessa kan förklara många skillnader men inte alla. Dessa skillnader bör inte överdrivas. Men de kan hjälpa en att förstå att mänskor från andra kulturer kommunicerar och reagerar olika än de gör i ens egen kultur. I den moderna globala affärsmiljön finns det också en konvergens. Människor i samma bransch kan ha mer gemensamt med yrkesverksamma från en annan kultur än de från sin egen.

Navigera de kulturella utmaningarna

Att navigera genom kulturella utmaningar mellan internationella företag är en komplex men nödvändig uppgift för att säkerställa en effektiv arbetsrelation. Dessa utmaningar kan vara skillnader i kommunikationsstil, arbetsmetod och förväntningar, vilket kan leda till missförstånd och ineffektivitet om de inte hanteras korrekt. För att minska dessa utmaningar krävs ett proaktivt och empatiskt förhållningssätt, med betoning på öppen kommunikation, anpassning av arbetsmetoder och en vettig användning av teknik.

Främja öppen kommunikation

För att överbrygga kulturella skillnader och öka den ömsesidiga förståelsen är det viktigt att skapa tydliga kommunikationskanaler inom och mellan organisationerna. Detta kan uppnås genom regelbundna möten, både fysiska och virtuella, där medarbetare uppmuntras att dela med sig av sina åsikter och ge feedback. Att etablera en företagskultur som värdesätter transparens och öppen dialog hjälper till att minimera missförstånd och främjar en känsla av delaktighet. Dessutom kan utbildning i interkulturell kommunikation och känslighet bidra till att medarbetare bättre förstår och respekterar varandras bakgrunder och perspektiv.

Anpassa arbetspraxis

Att anpassa arbetspraxis för att ta hänsyn till olika kulturella normer och förväntningar är avgörande för att skapa en samarbetsvillig arbetsmiljö. Detta innebär att fastställa tydliga förväntningar och riktlinjer som respekterar och integrerar olika arbetskulturer. Genom att vara medveten om och respektera dessa skillnader kan ledare skapa en atmosfär där medarbetare känner sig värderade och motiverade. Flexibilitet i arbetsmetoder, såsom anpassning av mötestider för att passa olika tidszoner och helgdagar, visar på en respekt och förståelse för medarbetarnas behov, vilket i sin tur främjar lojalitet och engagemang.

Utnyttja teknik för samarbete

Teknik spelar en central roll i att underlätta samarbete över geografiska och kulturella gränser. Genom att använda digitala verktyg som videokonferenser, meddelandeplattformar och projektledningsprogram kan teamen arbeta effektivt tillsammans, oavsett var de befinner sig i världen. Teknik kan hjälpa till att överbrygga skillnader i tidszoner och möjliggör ett sömlöst informationsflöde. För att maximera fördelarna med tekniken bör företag investera i utbildning för att säkerställa att alla medarbetare är bekväma med och kompetenta i att använda dessa verktyg. Dessutom kan tekniken användas för att främja en inkluderande företagskultur genom att tillhandahålla plattformar för social interaktion och team-building, vilket stärker sammanhållningen och samarbetet inom organisationen.

Tjänster med blandad leverans (Blended Delivery)

Tillsammans med vår partner Epical Group erbjuder vi blended delivery av outsourcingtjänster inom systemintegration, där vi kombinerar svenska och indiska resurser. Detta har gett mycket bra resultat och vi har tillsammans jobbat med några av Sveriges ledande företag som Scandinavian Airlines, Volvo Cars, ABB, PostNord, och Swedish Match under många år.

Framgångshistorier inom outsourcing av programvara

I år är det 30 år sedan Gislen Software började leverera outsourcingtjänster främst till kunder i Skandinavien, i Storbritannien och i USA. Under årens lopp har vi lärt oss några principer och processer som bidrar till att skapa framgångsrik outsourcing. Vi har vanligtvis mycket långsiktiga relationer med våra kunder. Vi har arbetat med vissa kunder i mer än tio år, bland annat Kantar Media Research, Epical Group, Forsta och Feltons. Se våra fallstudier för mer information.

Sammanfattning

Även om kulturella utmaningar vid outsourcing av programvara kan vara betydande, är de inte oöverstigliga. Med rätt strategier och fokus på öppen kommunikation, anpassning av praxis och utnyttjande av teknik kan företag vända dessa utmaningar till möjligheter och skörda de stora fördelarna med globalt samarbete. Vi har skrivit några rapporter om detta ämne om du vill läsa mer.

Kontakta oss om du vill diskutera kulturella utmaningar eller hur man blir framgångsrik med Software Outsourcing.

Vanliga frågor