Hur man skapar en effektiv möteskultur

I korthet

• Möten är en nödvändig del av yrkeslivet, men amerikanska respondenter rapporterade att de uppfattade att 71% av mötena var ineffektiva.
• Ineffektiva möten kostar uppskattningsvis 37 miljarder dollar (bara i USA) per år och förbrukar cirka 15% av en organisations tid.
• Vanliga orsaker till ineffektiva möten är otydliga mål, dålig planering, för många närvarande och ineffektiv tidsanvändning.
• Lösningarna är bland annat att fastställa tydliga mål, noggrann planering, välja vem som verkligen behöver närvara och respekt för tidsbegränsningar.
• Viktiga faktorer för effektiva möten är ett starkt ledarskap, att uppmuntra till deltagande, att fånga upp viktiga punkter och att göra en ordentlig uppföljning.
• Korrekt genomförda möten kan vara effektiva funktioner för samarbete och innovation, och genom att ta itu med vanliga problem kan de bli produktiva och engagerande delar av arbetsdagen.

En nödvändig ineffektivitet på den moderna arbetsplatsen?

Vi känner alla till dem. Vi har alla deltagit i dem och, i många fall, beklagat oss över dem. De är dock en nödvändig del av arbetslivet. Trots att de spelar en viktig roll i våra yrkesliv lämnar de oss ofta med en känsla av nedstämdhet, frustration och improduktivitet. För att skapa en positiv möteskultur måste vi först förstå de problem vi upplever i våra konferensrum och ta itu med dem med vettiga lösningar.

Om du med ett ord skulle beskriva anledningen till att mänskligheten inte har uppnått och aldrig kommer att uppnå sin fulla potential, så skulle det ordet vara “möten”.

De flesta medarbetare tillbringar idag väldigt mycket tid i möten. Zippia genomförde en studie om möten i USA. Enligt deras undersökning ses 71% av mötena som improduktiva, vilket skapar en betydande och ett onödigt slöseri med både tid och produktivitet. En genomsnittlig anställd som ägnar tre timmar eller mer per vecka åt olika slags möten. Än värre är att 65% av medarbetarna anser att mötena hindrar dem från att effektivt göra sitt egentliga arbete.

De ekonomiska konsekvenserna är enorma: varje år förloras uppskattningsvis 37 miljarder dollar (bara i USA) på grund av ineffektiva möten. Dessa möten upptar cirka 15 % av en organisations tid, och 37 % av medarbetarna anser att dessa improduktiva möten är den största kostnaden för deras organisationer. Sedan pandemin har en stor del av mötena flyttat online. Men faktum är att 47 % av medarbetarna fortfarande föredrar traditionella personliga möten, vilket visar att det finns ett akut behov av att se över mötesformerna.

I en annan studie från 2019 sa hälften av de anställda att möten främst var en distraktion från att få jobbet gjort.

Människor som gillar möten bör inte få ansvara för någonting.

Varför är möten ineffektiva?

Det finns många anledningar till att möten är ineffektiva. Här är några av dem:

1. Avsaknad av tydliga mål: Möten kan bli planlösa och improduktiva utan tydligt definierade mål. Deltagarna kan känna att deras tid slösas bort på vaga diskussioner utan ett tydligt resultat. Traditionella dagordningar saknar ofta värde och bidrar inte till att förbättra mötesupplevelsen. 50 % av dagordningarna återanvänds bara från möte till möte.
2. Dålig planering och förberedelser: Möten utan agenda kan snabbt spåra ur. Om material inte delas ut i förväg eller om deltagarna inte är medvetna och förberedda om vad som skall diskuteras kommer mötena sannolikt att bli ineffektiva.
3. För många deltagare: Att bjuda in för många deltagare till ett möte kan hindra effektiv kommunikation och beslutsfattande. Med för många röster i rummet kan viktiga punkter gå förlorade, och besluten bli urvattnade eller försenade.
4. Ineffektiv tidsanvändning: Onödigt långa möten tär inte bara på deltagarnas entusiasm utan tar också värdefull arbetstid i anspråk. Möten kan också börja sent, överskrida den avsatta tiden eller innehålla långa presentationer som lämnar lite utrymme för diskussion.

Överdrivna möten är en plåga för stora företag och förvärras nästan alltid med tiden. Vänligen avstå från alla stora möten om du inte är säker på att de ger värde för hela publiken.

Ta itu med problemen

1. Upprätta tydliga mål: Identifiera vad du vill uppnå innan du kallar till ett möte. Målen bör vara tydliga och möjliga att uppnå inom mötets tidsram. Var transparent med målen och se till att alla deltagare känner till dem.
2. Planera och förbered noggrant: Möten bör ha en tydlig dagordning som distribueras i förväg. Det ger deltagarna möjlighet att förbereda sina tankar, frågor och bidrag, så att diskussionerna blir fokuserade och effektiva.
3. Bjud in på ett klokt sätt: Bjud bara in de personer som är direkt relaterade till mötets mål. Onödiga deltagare kan leda till att möten blir ineffektiva och uppblåsta. Genom att införa en “need-to-attend”-princip kan man minska antalet deltagare och förbättra produktiviteten.
4. Respektera klockan: Tid är dyrbar, så se till att era möten är tajta och effektiva. Börja i tid, avsluta i tid och överväg att avsätta specifika tidsluckor för olika ämnen eller föredragande Om möjligt ska mötena vara så korta och fokuserade som möjligt.
5. Utforma dagordningen som frågor som ska besvaras.
6. Ta bort stolarna!

Det är otroligt hur snabbt möten går om ingen har en stol eller någonstans att sitta.

Effektivt genomförande av möten

Även om vissa människor alltid kommer att hata möten finns det några saker man kan göra och ta hänsyn till:

1. Ledarskap är nyckeln: Effektiva möten kräver ett starkt ledarskap. En bra ordförande håller diskussionerna på rätt spår, uppmuntrar till deltagande och ser till att alla får sin röst hörd. De ser också till att mötet följer dagordningen och avslutas i tid.
2. Uppmuntra till deltagande: För att utnyttja gruppens “kollektiva intelligens” bör alla deltagare känna sig bekväma med att dela med sig av sina idéer. Skapa en miljö som uppmuntrar aktivt deltagande, öppen dialog och respektfullt lyssnande.
3. Fånga upp viktiga punkter: Ge någon i uppdrag att anteckna viktiga diskussioner, beslut och åtgärder som skall ske, vem som är ansvarig och när uppgiften skall vara slutförd. Det måste finnas en tydlig ansvarsfördelning för alla uppgifter. Detta säkerställer tydlighet och ansvarsskyldighet, och dessa protokoll skall helst delas direkt efter mötet!
4. Följ upp: Effektiviteteten i ett möte avslutar inte när konferenssamtalet kopplas bort eller dörren stängs. Effektiv uppföljning, inklusive distribution av protokoll och en tydlig beskrivning av följande steg, säkerställer att de momentum som uppnåddes under mötet inte går förlorat.

Sammanfattning

När möten genomförs på rätt sätt kan de vara kraftfulla metoder för att förbättra samarbete, beslutsfattande och innovation. Genom att ta itu med vanliga problem som drabbar många möten och implementera effektiva strategier kan man förvandla dem från tidskrävande utmaningar till produktiva, engagerande och trevliga delar av vår arbetsdag. Så låt oss vända ett nytt blad i vår mötestradition och implementera dessa tips för att frigöra den potential som effektiva möten verkligen kan ha!

Kontakta oss för ett möte 😊  om du skulle vilja diskutera hur vi kan hjälpa er med mjukvaruutveckling!