Om kunden
Clarendo (www.clarendo.se) hjälper företag och organisationer implementera kostnadseffektiva ledningssystem. Clarendos tillhandahåller expertis, konsulttjänster men kärnan i vad Clarendo gör är deras IT-verktyg som verkligen hjälper kunder att bli certifierade och underhålla sina ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 och många andra lednings och kvalitetssystem.
Under de sista 20 åren har Clarendo framgångsrikt stött en lång lista av företag och organisationer att anpassa och förbättra sina ledningssystem. Målet är att få maximal effektivitet och minimal administration och dokumentation. Clarendo hjälper också sina kunder att välja certifieringsorganisation och hjälper till att förbereda företagen för att lyckas med revisionen.
TIM (förkortning av Tool to Improve Management system) är Clarendos IT verktyg. TIM ger företagen ordning och reda och innehåller också mallar och råd för att lyckas med certifieringen.
En summering av möjligheten och problemet
Clarendos tjänst började med skrivna manualer och dokument. Men den första versionen av TIM (TIM 1.0) utvecklades redan 2009. Denna tidiga version vad en anpassning av ett system för advokater och medan detta system gav resultat saknade det flexibilitet och kunde bara stödja vissa standarder.
Ett nytt TIM behövdes för att Clarendos vision om att hjälpa kunderna mer praktiskt att nå mätbara mål snarare än att bara organisera stora volymer av dokumentation och policys. Den tidigare versionen av TIM var inflexibel och saknade funktioner och möjligheter där kunderna kunde göra mycket mer själva. Dessutom stödde den för dåligt Clarendos affärsfilosofi där man ville hjälpa kunderna att anpassa sina system och standarder och kunna göra mer själva. Clarendo ville inte bara tillhandahålla ett system som bara höll reda på uppgifter för kunderna.
Clarendo bestämde sig för att konceptualisera och utveckla ett nytt och bättre TIM (TIM 2.0) från grunden och började med att välja en utvecklingspartner. Clarendo insåg att de behövde en partner som kunde hjälpa dem genom hela processen från utveckling, till lansering och sen för underhåll och vidare utveckling. Att utvecklingen skulle gå hyfsat fort var också ett kriterium. Clarendo bestämde sig därför för att jobba tillsammans med Gislen Software från slutet av 2017.
En sammanfattning av lösningen
En affärskonsult från Gislen Software jobbade tillsammans med Clarendo – både i Sverige och i Indien för att konceptualisera och bygga en gemensam förståelse av vad systemet skulle göra. En komplett förståelse av Clarendos verksamhet, metod och speciella krav var nödvändig och man spenderade också tid på att se till att de funktioner som var bra i TIM 1.0 inte försvann. Man gjorde genom en iterativ process en prototyp för att få en känsla av hur användarupplevelsen skulle bli. Med hjälp av ett antal sprints utvecklades det nya TIM och kom att innehålla en imponerande samling av nya funktioner bland annat de följande:
- Skapa kunder och användare
En “superanvändar” roll som kunde skapa kunder och användare. Kundernas användare får aktiveringsmail för att aktivera sina konton. En kundanvändare är administratör för varje kund. Andra användare kan också skapas inklusive interna revisorer och konsulter. - Definiera mallar
Mallar är en kritisk del av det nya systemet och mallarna är kopplade till olika certifieringar. Kunderna kan använda mallar för att skapa dokument för ledningssystemet och för de olika certifieringar de är intresserade av. En WYSIWIG editor stöder användarna så att de kan skapa dokument själva. Kunder kan också skapa egna mallar. - Uppgifter och policys
Managementsystem innehåller uppgifter man skall göra samt policys. Kundens administratör kan skapa uppgifter och ge dem till olika användare. Kundadministratören får också hjälp av ett dashboard för att få en total bild av uppgifter och kan följa upp att dessa utförs. - Avvikelsehantering
Kundanvändare kan rapportera avvikelser i systemet. Det finns en arbetsprocess som hjälper företaget att se till att alla avvikelser hanteras korrekt. Det går att ange uppgifter och utförare för varje sak som behöver ske för att hantera avvikelsen. Avvikelser och uppgifter kan också anges av internrevisorer. - Diagram, visualisering och mål
Process- och organisationskarta kan skapas och systemet stöder vad som krävs av ett ledningssystem. Projekt kan skapas som innehåller ett antal uppgifter. Mål och KPIs kan definieras och användare kan ges ansvar för dessa. Status och uppdateringar kan mätas. - Utvärdering av leverantörer
Kunder kan välja att utvärdera leverantörer med TIM. Kundadministratören kan skapa och ge olika anställda ansvar för att utföra utvärderingen av respektive leverantör. - Mappar och dokument
Kundadministratören kan skapa och underhålla dokumentmappar och strukturer baserat på varje kunds behov. Dokumentsystemet hjälper till med att hålla ordning på alla typer av dokument som behövs för ledningssystemet.
Fördelar och affärsnytta
Nya TIM designades och utvecklades från krav med hjälp av en agil process under en relativt kort period på 5.5 månader. TIM ger stor flexibilitet för Clarendos kunder att hantera sina olika system och certifieringar och kunderna kan göra mycket mer själva än med det gamla systemet. Gislen Software fortsätter att stödja Clarendo även efter att systemet körts igång. För att kunna göra övergången mindre smärtsam tog man också fram ett verktyg för att överföra data från det gamla TIM.
Samarbetet mellan Clarendo och Gislen Software har gett bra resultat och båda företagen har lärt sig mycket under resans gång. Clarendo har funnit att Gislen Software är kundfokuserat och båda parter har haft en effektiv feedback loop under hela samarbetet. Att Gislen Software själv var ISO 9000 certifierad sedan 2008 hjälpte till för att förstå processerna. Idag använder Gislen Software själva TIM för att stödja sitt eget ledningssystem.